働き方改革
Apr 14.2020

月2回しか集まらないSILKのリモートの働き方│ZOOM開催イベントレポート

ここ最近の社会情勢から、中小企業にも在宅勤務・リモートワークを推奨する動きが広がっています。でも、「コミュニケーションの取り方が難しい」「どのように準備を進めればよいか分からない」などの悩みを抱えているという声も。

私たち京都市ソーシャルイノベーション研究所(SILK)のコーディネーターは、全員が週1~2日の非常勤です。月2回の定例ミーティングとチャット・オンラインミーティングで連絡を取り合って、運営をしています。

私たちも日々色んな課題にぶつかり、試行錯誤しながら、より良いコミュニケーションのあり方を模索しています。だからこそ、これからリモートワークを始める方、課題を抱えている方にお伝えできることがあるのではないかと思い、4月2日にオンラインでイベントを開催しました。4月16日(木)14:00〜16:30には「SILKオープンデー!オンライン相談会」を開催します!

月2回しか集まらないSILKのリモートの働き方│ZOOM開催イベントレポート

イベントを進行するのは、イノベーション・コーディネーターの阪本と田中、そして3月末までコンシェルジュとしてSILKに務めていたmy turn代表の杉原さん。まずは、私たちSILKの働き方をご紹介します。

[ SILKの働き方 ]

・コーディネーターは全員非常勤(週1〜2日勤務)
・全体ミーティングは月2回×2時間
・コミュニケーションはFacebookメッセンジャー
・ファイル共有はgoogleのG suite
・プロジェクトは各コーディネーターが担当

田中: SILKのメンバーはほとんどが非常勤で、本業の仕事をしながら週1〜2日はSILKで働く、という働き方をしています。メンバーが全員集まるのは月2回のミーティングだけ。日常的なコミュニケーションには、Facebookメッセンジャーを使っています。プロジェクトごとにグループを作って、チャット上で話を進めていきます。

オンラインミーティングのいいところ・難しいところは?

田中: 打合せは事務所だけでなくメンバーの状況に応じて色々な場所で行いますし、ZOOMなどのオンラインミーティングも活用しています。阪本さんは、リモートで働くことの良い点ってありますか?

阪本「子どもがいるので、柔軟な働き方ができるのはすごくありがたいです。急に会議に出られなくなっても、オンラインで参加して情報共有ができるので。」

田中: 僕は普段大阪にいることが多いので、京都への移動時間が長いんですよね。リモートワークの仕組みがあることで、大阪にいても京都市の仕事ができるのはありがたいです。杉原さんはどうですか?

杉原「私はSILK以外にも、大室所長(SILK所長/長野県立大学 ソーシャル・イノベーション創出センター長)のアシスタントをリモートでしているのですが、長野と京都という遠距離のやりとりにも全く不便は感じていません。対面でないとできないことっていうのは、今のところないと思います。」

田中: 逆に、リモートワークで困ることってありますか?たとえば、音声トラブルは時々ありますよね。SILKのミーティングでも、皆は部屋に集まっていて自分だけオンライン参加だと、けっこう難しいなと思います。

阪本「わかります。会議の部屋が広いと端の人の声が聞こえなかったり、現場で活発に議論が進むと話に入るタイミングがなかったり……。一部だけオンライン参加よりは、むしろ全員オンラインにした方が進めやすいですね。」

田中: 2018年度の京の企業「働き方改革チャレンジプログラム」でも、リモートワークは1つのキーワードでしたよね。参加企業さんのほとんどが「リモートワークって何?」という状態からの挑戦でした。

阪本「最初は行政の担当者の方からも、電話で連絡してほしいと言われて……。でも途中からはChatwork(ビジネスチャットサービス)を活用してもらえるようになって、やりとりがスムーズになりました。」

田中: プログラム期間中はずっと、チームで毎週定例のオンラインミーティングをしていましたよね。あれがすごくよかったです。

阪本「そうですね。皆で話す時間を確保しておくことで、安心感を持って進められました。だいたい30分くらい、報告事項が少なくて10分で終わる時もあったけど、少し会話をするだけでも大事な時間だったと思います。」

田中: SILKでは、各プロジェクトの進行がコーディネーターの裁量に任せられているので、このような働き方が成り立っているように思います。小さなことでもいちいち誰かに確認する必要があると、リモートでは働きにくいですよね。信用して任せてもらえると、さくさく進められる。このイベントも、先週の会議でやろうという話が出て、阪本さんと話して、すぐに告知しました!ではここで、杉原さんにmy turnの働き方についてお話ししてもらおうと思います。

業務の社外への切り出しは、今後増えていくと思います。

杉原「はい!my turnでは、企業さんから依頼を受けた事務仕事を、メンバーのお母さんたちにリモートワークで担ってもらっています。請求書発行や出張手続き、データ整理など、社外の人でもできる仕事はけっこうあるので、どういう業務を担わせてもらえるかを相談しながら進めています。これまで色々な企業や組織のお手伝いをしてきましたが、秘密保持などのルールを予めしっかり決めておけば、どんな企業でも、リモートの働き手を活用してもらえるのではないかと感じています。

my turnはメンバーが全員子育て世代なので、急に手が止まってしまうことも想定して、仕事の計画を立てています。たとえば、納期や優先度を最初にきちんと確認することや、担当者が急な事情で動けなくなった時のサポート要員を決めておくことなど。誰か一人しかできない業務が発生しないよう、心がけています。」

田中: 総務的な仕事はリモートで取り組みやすいですよね。僕は税理士なので、総務の方とお話しすることが多いのですが、社外への切り出しももっと進んでいくといいなと思います。専門性が高い業務も多いので、それぞれの企業の中で人材を育成するのがけっこう難しいんですよね。相談する相手もいないし。総務の人たちのコミュニティSOU-MUプロジェクトも、そんな思いから生まれました。

杉原「新型コロナウイルスの影響もあって、今後も業務をリモートで切り出したい企業は増えていくと思うので、受け皿が足りなくなると思うんです。在宅なら働けるというお母さんはまだまだたくさんいると思うので、もっと声を届けて活動を広げていきたいです。一方で、信頼関係がないとリモートでの業務切り出しは難しいと思うので、my turnとして信頼してもらえるような仕事を積み重ねていくことも大事だと思っています。」

阪本「働き方改革チャレンジプログラムで感じたのは、最初から業務の切り出しの必要性や効果を感じられる企業さんは少ないということです。そういう発想がないというか、社内で解決するのが当たり前だと思っていて、社外との関係性を作っていくことのハードルがすごく高いです。でも、たとえば残業削減という目的があって、そのために業務の棚卸をしたら、実は外に出せるものがあることに気づくんですよね。」

田中: そろそろ時間なので、今日はこのあたりで。オンラインでの発信や相談は、継続的に開催していきたいですね。どの企業もリモートワークを取り入れざるを得ない状況になりました。新型コロナウイルスの流行は、働き方が大きく変わるきっかけになると言われています。SILKでも皆さんの新しい働き方への挑戦を、サポートしていきたいと思います。働き方を変える中で悩むことや知りたいことなどあれば、ぜひ相談してください。

「真顔になりがち」「やっぱり緊張する」「でも、やってみてよかった!」

イベント終了後の田中・阪本・杉原さんの会話には、こんなやりとりが。

「めっちゃ真顔ですやん!オンラインの打合せは、いつもより3割くらい笑顔多めが良いらしいです(笑)」
「あいづちも大きく、声ありだと嬉しいです!」
「最初は皆ミュートにしているから、なんか喋りにくいですよね。寂しかった……」

温度感が伝わりにくいオンラインでのやりとりでは、意識してリアクションを大きくすることが大切。これはオンラインミーティングに限らず、チャットでのやりとりでも同じだと思います。SILKでは、メッセージの返信をしない人も、顔文字やマークで積極的にリアクションを返しています!対面と違って表情や声の抑揚は伝わりませんが、一人ひとりが意識すれば、オンラインでも場の雰囲気を作っていくことができると感じています。

この日の参加者の中には、初めてオンラインミーティングに参加したという方もいて、「思っていたよりもちゃんと会話ができて、よかったです」「イメージが掴めました」という声をいただきました。今後も、気軽に参加していただけるオンラインの場を作っていきたいと思います。

まずは、4/16(木)14:00〜16:30の「SILKオープンデー!オンライン相談会」、ご参加お待ちしております!くわしくはfacebookページをご覧ください。https://www.facebook.com/events/650155145531686/


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